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Personalplanung im Mittelstand: heute wissen, wen Sie morgen brauchen
Patrick Perschbach erstellt mit mittelständischen Unternehmen eine Personalplanung, die Bedarf, Ruhestände, Fluktuation und Wachstum zusammenführt und in konkrete Maßnahmen übersetzt. Er arbeitet von Mechernich aus bundesweit und bringt die Erfahrung aus dem Aufbau eines eigenen Personaldienstleisters von 40 auf 255 Mitarbeiter mit.
Für wen Personalplanung jetzt wichtig ist
Sie wissen, dass in den nächsten Jahren einige erfahrene Kollegen in Rente gehen. Ein neuer Auftrag oder ein neuer Standort ist in Sicht. Gleichzeitig merken Sie, dass Stellen länger offen bleiben als früher. Aber eine Übersicht, wer wann geht und wen Sie bis wann brauchen, gibt es nicht. Entscheidungen fallen, wenn die Lücke schon da ist.
Was ohne Planung passiert
- Ruhestände treffen das Unternehmen überraschend, Wissen geht ohne Übergabe.
- Einstellungen beginnen zu spät und finden unter Zeitdruck statt.
- Ausbildung und Weiterbildung laufen am künftigen Bedarf vorbei.
- Wachstum scheitert nicht an Aufträgen, sondern an fehlenden Leuten.
Wie eine praxistaugliche Personalplanung aufgebaut ist
Die Grundrechnung ist einfach: künftiger Bedarf minus künftiger Bestand ergibt die Lücke, die Sie schließen müssen. Für jeden Bereich ermittle ich mit Ihnen diese Werte:
| Baustein | Leitfrage | Datenquelle |
|---|---|---|
| Bestand heute | Wer arbeitet wo, mit welcher Qualifikation? | Personalstammdaten |
| Abgänge | Wer geht in Rente, wer läuft aus der Befristung, wie hoch ist die Fluktuation? | Geburtsdaten, Verträge, Austritte der letzten Jahre |
| Zugänge | Wer kommt aus Ausbildung oder Elternzeit zurück? | Ausbildungsplan, Abwesenheiten |
| Bedarf | Wie viele Leute braucht jeder Bereich bei den geplanten Zielen? | Absatz- und Investitionsplanung |
| Lücke und Maßnahme | Einstellen, ausbilden, weiterbilden oder Abläufe ändern? | Ergebnis der Planung |
Das Ergebnis ist eine Übersicht pro Bereich und Jahr, mit Maßnahmen, Verantwortlichen und Terminen. Wie die Planung aus der Strategie folgt, beschreibt der Ratgeber Personalstrategie entwickeln. Welche Zahlen Sie dafür laufend erfassen sollten, steht unter HR-Kennzahlen.
Personalplanung und Betriebsrat
Nach § 92 Betriebsverfassungsgesetz unterrichtet der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf und die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen, und berät mit ihm darüber. Der Betriebsrat kann eigene Vorschläge machen. Nach § 96 fördern beide im Rahmen der Personalplanung die Berufsbildung. Ich beziehe den Betriebsrat deshalb von Anfang an ein. Das ist keine Rechtsberatung, rechtlich verantwortlich bleibt Ihr Anwalt.
Was ich übernehme
- Erhebung der Daten und Aufbau einer einfachen Planungsübersicht
- Gespräche mit Geschäftsführung und Bereichsleitungen zu Zielen und Bedarf
- Ableitung von Maßnahmen: Recruiting, Ausbildung, Weiterbildung, Nachfolge
- Abstimmung mit dem Betriebsrat, sofern vorhanden
- ein jährlicher Rhythmus, damit die Planung aktuell bleibt
Ablauf in drei Schritten
- Erstgespräch: 45 Minuten, kostenfrei, per Telefon, Video oder vor Ort in Mechernich.
- Angebot: nach Klärung von Ziel, Umfang und Befugnissen, schriftlich.
- Umsetzung: Datenerhebung, Planung, regelmäßiger Bericht und Übergabe an Sie oder Ihr HR-Team.
Warum ich Personal plane
In meinem eigenen Personaldienstleistungsunternehmen, das von 40 Mitarbeitern im Gründungsjahr auf 255 bis Ende 2019 gewachsen ist, war Personalplanung eine Frage des Überlebens. Als Führungskraft habe ich Niederlassungen aufgebaut und Unternehmen durch Krisen und Umstrukturierungen begleitet. Ich weiß, dass ein Plan nur dann taugt, wenn er auch in schlechten Zeiten genutzt wird.
Ihre Einwände, meine Antworten
Was kostet eine Personalplanung?
Das hängt von der Zahl der Bereiche und der Qualität Ihrer Daten ab. Ich rechne individuell ab, siehe Kosten.
Lohnt sich das bei unserer Größe?
Schon wenige vorhersehbare Ruhestände in Schlüsselstellen rechtfertigen einen Plan.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Vor allem die Gespräche mit Bereichsleitungen und die Bereitstellung der Daten.
Kann ein Externer unsere Zukunft planen?
Die Ziele setzen Sie. Ich übersetze sie in Zahlen und Maßnahmen.
Beginnen Sie mit einem Gespräch
Schildern Sie mir, welche Veränderungen in den nächsten Jahren anstehen. Wir klären, wie eine Planung für Ihr Unternehmen aussehen kann.
Häufige Fragen
Wie weit sollte eine Personalplanung in die Zukunft reichen?
Im Mittelstand sind drei bis fünf Jahre ein üblicher Rahmen, genauer für das nächste Jahr. Den Zeitraum legen wir nach Ihren Zielen fest.
Brauche ich dafür eine spezielle Software?
Nein. Für den Anfang reicht eine gut aufgebaute Tabelle. Ob später ein System hilft, prüfen wir unter HR-Prozesse digitalisieren.
Was ist der Unterschied zur Personalstrategie?
Die Strategie legt fest, welche Fähigkeiten Sie langfristig brauchen. Die Planung macht daraus Zahlen, Stellen und Termine. Mehr dazu unter Recruiting und Personalstrategie.
Hilft die Planung auch bei einem Personalabbau?
Ja, sie zeigt früh, wo Überhänge entstehen. Wie ein Abbau sozialverträglich gelingt, beschreibe ich unter Personalabbau begleiten.
Wie oft sollte die Planung aktualisiert werden?
Mindestens einmal im Jahr und bei größeren Veränderungen, etwa einem neuen Standort. Den Rhythmus richte ich so ein, dass Ihr Team ihn selbst pflegen kann.