Personalstrategie entwickeln in 5 Schritten

Warum braucht ein Mittelständler eine Personalstrategie?

In vielen Unternehmen wird Personalarbeit erst dann zum Thema, wenn eine Stelle frei ist. Dann muss es schnell gehen, die Anzeige wird geschaltet, und man nimmt, wer kommt. Wer so arbeitet, ist immer einen Schritt zu spät. Gute Leute sind dann schon woanders, und das Wissen der ausscheidenden Kollegen ist nicht übergeben.

Eine Personalstrategie dreht das um. Sie verbindet die Ziele des Unternehmens mit der Frage, wer sie umsetzen soll. Das muss kein dickes Konzept sein. Entscheidend ist, dass Geschäftsführung und Führungskräfte dieselben Prioritäten kennen.

Schritt 1: Die Unternehmensziele klären

Die Personalstrategie folgt der Unternehmensstrategie, nicht umgekehrt. Beantworten Sie deshalb zuerst einige Fragen:

• Wo will das Unternehmen in drei bis fünf Jahren stehen?
• Welche Märkte, Produkte oder Standorte kommen hinzu oder fallen weg?
• Wo wird sich die Arbeit durch Digitalisierung oder neue Abläufe verändern?
• Steht eine Nachfolge in der Geschäftsführung an?

Schritt 2: Den heutigen Bestand erfassen

Danach folgt ein ehrlicher Blick auf die heutige Mannschaft. Hilfreich sind wenige Zahlen und eine Einschätzung der Führungskräfte:

• Mitarbeiter nach Bereichen, Funktionen und Qualifikationen
• Altersstruktur und absehbare Renteneintritte
• Fluktuation und Gründe für Kündigungen
• Schlüsselpersonen, deren Ausfall den Betrieb gefährden würde

Für die Altersstruktur ist die Regelaltersgrenze wichtig. Für alle ab dem Jahrgang 1964 liegt sie laut Deutscher Rentenversicherung bei 67 Jahren. Viele Beschäftigte gehen allerdings früher, etwa mit der Rente für besonders langjährig Versicherte. Fragen Sie deshalb lieber im Gespräch nach Plänen, als nur auf das Geburtsdatum zu schauen. Welche Kennzahlen sich dafür eignen, zeigt der Ratgeber HR-Kennzahlen für den Mittelstand.

Schritt 3: Den künftigen Bedarf ableiten

Aus Zielen und Bestand ergibt sich die Lücke. Eine einfache Tabelle reicht für den Anfang:

Die Zahlen in der Tabelle sind nur ein Muster. Wichtig ist, dass auch Überhänge sichtbar werden. Eine gute Personalstrategie plant Wachstum und Umbau gemeinsam. Wie Sie dabei konkret vorgehen, beschreibe ich unter Personalplanung im Mittelstand.

Schritt 4: Maßnahmen festlegen

Für jede Lücke gibt es grundsätzlich vier Wege. Sie können Menschen von außen gewinnen, eigene Mitarbeiter entwickeln, Aufgaben anders verteilen oder Leistungen einkaufen. Meist ist eine Mischung sinnvoll.

• Gewinnen: Recruiting, Ausbildung, Arbeitgeberauftritt. Mehr dazu unter Fachkräfte gewinnen.
• Entwickeln: Weiterbildung, Nachfolger aufbauen, Führungskräfte stärken.
• Binden: Gespräche, Perspektiven, faire Bezahlung, gute Führung.
• Umbauen: Abläufe vereinfachen, Aufgaben bündeln, Stellen anders zuschneiden.

Legen Sie für jede Maßnahme eine verantwortliche Person, einen Termin und ein Budget fest. Ohne Verantwortlichen bleibt jede Strategie Papier.

Beginnen Sie mit wenigen Maßnahmen. Zwei oder drei Vorhaben, die wirklich umgesetzt werden, bringen mehr als eine lange Liste, die im Tagesgeschäft untergeht. Besonders wirksam sind meist die Maßnahmen, die Schlüsselpersonen betreffen: ein Nachfolger für den Meister, der in zwei Jahren in Rente geht, oder ein Entwicklungsplan für die Teamleiterin, die schon Angebote von anderen Arbeitgebern hat.

Schritt 5: Umsetzung messen und nachsteuern

Prüfen Sie zweimal im Jahr, ob die Maßnahmen wirken. Sind Stellen schneller besetzt? Bleiben neue Mitarbeiter länger? Gehen Nachfolger rechtzeitig in die Einarbeitung? Passen Sie die Strategie an, wenn sich Ziele oder Markt verändern. Eine Personalstrategie ist ein Arbeitsdokument, kein Jahresbericht.

Häufige Fehler bei der Personalstrategie

• Die Strategie wird ohne die Führungskräfte geschrieben, die sie umsetzen sollen
• Es gibt zu viele Ziele und keine Reihenfolge
• Der Betriebsrat erfährt erst am Ende davon, obwohl er nach § 92 BetrVG über die Personalplanung zu unterrichten ist
• Niemand prüft nach einem Jahr, was daraus geworden ist

Wie ich Sie bei der Personalstrategie unterstütze

Personalstrategie ist ein Schwerpunkt meiner Arbeit entlang des Employee-Lifecycle. Ich beginne mit Gesprächen mit Geschäftsführung und Führungskräften, ordne die Zahlen und erarbeite mit Ihnen Prioritäten. Danach kann ich die Umsetzung als Berater oder als Personalleiter auf Zeit übernehmen, auch an einzelnen Tagen pro Woche. Mehr dazu unter Recruiting und Personalstrategie.

Im kostenfreien Erstgespräch von 45 Minuten klären wir, wo Ihr Unternehmen steht und welcher Schritt zuerst kommt.

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