Leistung
HR-Prozesse digitalisieren, ohne den Betrieb lahmzulegen
Patrick Perschbach digitalisiert die Personalarbeit in mittelständischen Unternehmen: Personalakte, Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Abläufe vom Eintritt bis zum Austritt. Er ordnet zuerst die Abläufe, wählt dann mit Ihnen die Software aus und begleitet die Einführung, ohne Bindung an einen Anbieter. Sitz ist Mechernich, Einsätze bundesweit.
Erkennen Sie Ihren Betrieb wieder?
Die Personalakten stehen im Schrank, Urlaubsanträge kommen auf Zetteln, die Zeiterfassung läuft über eine Tabelle, die nur eine Kollegin versteht. Bewerbungen landen in verschiedenen Postfächern, und manchmal geht eine verloren. Der Steuerberater bekommt die Daten für die Lohnabrechnung jeden Monat von Hand. Sie wissen, dass das besser geht, aber niemand hat Zeit, es anzugehen.
Was es kostet, alles beim Alten zu lassen
Händische Abläufe kosten jeden Monat Arbeitszeit, die niemand misst. Fehler bei Urlaub, Stunden oder Verträgen sorgen für Ärger und Nacharbeit. Bewerber, die eine Woche auf eine Eingangsbestätigung warten, haben oft schon woanders zugesagt. Und wenn die eine Kollegin, die alles weiß, ausfällt, steht die Personalarbeit.
Dazu kommt: Wer nicht digital arbeitet, kann viele Erleichterungen nicht nutzen. So lässt das Nachweisgesetz inzwischen unter bestimmten Voraussetzungen zu, die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform nachzuweisen, mit Ausnahmen etwa für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Ob das für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihr Anwalt. Das ist keine Rechtsberatung.
Was ich bei der HR-Digitalisierung übernehme
- Bestandsaufnahme: welche Abläufe es gibt, wer sie nutzt, wo Zeit verloren geht
- Abläufe vereinfachen, bevor etwas digital wird, denn ein schlechter Ablauf wird digital nicht besser
- Anforderungen festlegen und Software mit Ihnen auswählen, ohne Festlegung auf einen Anbieter
- Datenschutz und Zugriffsrechte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen
- Einführung planen: Reihenfolge, Schulung, Übergangszeit, Zuständigkeiten
- den Betriebsrat einbinden, wenn einer besteht, und Ihren Steuerberater für die Lohndaten
- nach der Einführung prüfen, ob die Software wirklich genutzt wird
Wie eine Auswahl abläuft, beschreibt der Ratgeber HR-Software auswählen. Welche Kennzahlen Sie danach einfacher sehen, zeigt der Ratgeber HR-Kennzahlen.
Drei Schritte von Papier zu digital
- Erstgespräch: 45 Minuten, kostenfrei. Sie zeigen mir, wie Ihre Personalarbeit heute läuft.
- Angebot: Wir klären Ziel, Umfang und Befugnisse, etwa ob ich Gespräche mit Anbietern in Ihrem Namen führe. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot.
- Umsetzung: Ich führe Schritt für Schritt ein, berichte regelmäßig und übergebe am Ende an die Person, die die Systeme künftig betreut.
Warum ich
Ich habe Personalarbeit nicht nur beraten, sondern als Unternehmer selbst verantwortet. In meinem eigenen Personaldienstleister, der von 40 auf 255 Mitarbeiter bis Ende 2019 wuchs, mussten Bewerbungen, Verträge und Abrechnungsdaten in großer Zahl zuverlässig laufen. Ich weiß daher, welche Abläufe man wirklich braucht und welche nur Aufwand machen.
Bevor Sie sich entscheiden
Was kostet die Begleitung?
Das hängt von der Zahl der Abläufe, Standorte und Mitarbeiter ab. Mein Honorar vereinbare ich als Tagessatz, Stundensatz oder Pauschale, die Lizenzkosten der Software kommen getrennt dazu. Orientierung gibt die Seite Kosten.
Rechnet sich das für einen kleinen Betrieb?
Oft schon ab wenigen Dutzend Mitarbeitern, weil die gesparte Zeit jeden Monat anfällt. Eine ehrliche Einschätzung bekommen Sie im Erstgespräch.
Wie stark wird der Betrieb belastet?
Ich führe in kleinen Schritten ein, nicht alles auf einmal. Schulungen plane ich so, dass der Alltag weiterläuft.
Brauchen wir dafür einen Externen?
Nicht zwingend. Aber intern fehlt meist die Zeit, und ohne Verantwortlichen bleiben solche Projekte liegen. Gibt es bei Ihnen noch gar keine Personalabteilung, lesen Sie HR ohne Personalabteilung.
Der erste Schritt
Zeigen Sie mir, wo es hakt. Ich sage Ihnen, wo Sie am schnellsten Zeit gewinnen.
Häufige Fragen
Welche HR-Software empfehlen Sie?
Keine bestimmte. Ich lege mich auf keinen Anbieter fest, sondern wähle mit Ihnen nach Ihren Anforderungen, Ihrer Größe und Ihren vorhandenen Systemen aus.
Womit sollte man bei der HR-Digitalisierung anfangen?
Mit dem Ablauf, der am meisten Zeit kostet oder die meisten Fehler verursacht. Oft sind das Urlaub, Zeiterfassung oder Bewerbungen. Ein schneller Erfolg hilft, die Mitarbeiter für die nächsten Schritte zu gewinnen.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitern zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz mitzubestimmen. Was das für Ihre Software heißt, klärt Ihr Anwalt. Ich binde den Betriebsrat früh ein.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Ablauf geht schneller als die komplette Personalarbeit. Einen Zeitplan erstelle ich mit Ihnen nach der Bestandsaufnahme.
Arbeiten Sie mit unserem Steuerberater zusammen?
Ja. Gerade bei der Übergabe von Daten für die Lohnabrechnung ist das wichtig. Steuerfragen bleiben bei Ihrem Steuerberater.