Ratgeber
HR-Kennzahlen für den Mittelstand: die wichtigsten Werte mit Formel
Für den Mittelstand reichen sechs HR-Kennzahlen, um die Personalarbeit zu steuern: Fluktuationsquote, Krankenquote, Time to Hire, Cost per Hire, Altersstruktur und Weiterbildungsquote. Alle lassen sich mit Daten berechnen, die in Lohnabrechnung und Bewerbungsverwaltung ohnehin vorhanden sind. Entscheidend ist nicht die Zahl selbst, sondern ihre Entwicklung über mehrere Jahre.
Von Patrick Perschbach · Stand: Oktober 2026
Warum HR-Kennzahlen auch im kleinen Unternehmen helfen
Sie spüren, dass es in der Mannschaft knirscht, aber Sie können es nicht genau benennen. Kündigungen häufen sich, Stellen bleiben länger offen, die Krankmeldungen nehmen zu. Kennzahlen machen aus diesem Gefühl ein Bild. Sie zeigen, wo ein Problem entsteht, und ob eine Maßnahme wirkt.
Sie brauchen dafür keine teure Software. Eine Tabelle, die einmal im Quartal gepflegt wird, reicht für den Anfang.
Die sechs wichtigsten HR-Kennzahlen im Überblick
| Kennzahl | Formel | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Fluktuationsquote | Arbeitnehmerseitige Austritte im Jahr geteilt durch durchschnittliche Zahl der Beschäftigten, mal 100 | Wie viele Mitarbeiter von sich aus gehen |
| Krankenquote | Krankheitstage geteilt durch Soll-Arbeitstage aller Beschäftigten, mal 100 | Anteil der Arbeitszeit, die durch Krankheit ausfällt |
| Time to Hire | Tage von der Freigabe der Stelle bis zur Vertragsunterschrift | Wie schnell Sie Stellen besetzen |
| Cost per Hire | Summe der Recruitingkosten geteilt durch Zahl der Einstellungen | Was eine Einstellung kostet |
| Altersstruktur | Anteil der Beschäftigten je Altersgruppe, etwa unter 30, 30 bis 49, 50 bis 59, ab 60 | Wann Wissen und Arbeitskraft wegfallen |
| Weiterbildungsquote | Beschäftigte mit mindestens einer Weiterbildung im Jahr geteilt durch alle Beschäftigten, mal 100 | Wie viel in Entwicklung investiert wird |
Wichtig ist, dass Sie die Formel einmal festlegen und dann beibehalten. Nur so sind die Werte über die Jahre vergleichbar.
Fluktuation richtig lesen
Ein Beispiel: Ein Betrieb hat im Jahresdurchschnitt 80 Beschäftigte. 8 Mitarbeiter kündigen selbst. Die Fluktuationsquote liegt bei 10 Prozent. Für sich allein sagt das wenig. Aussagekräftiger wird es, wenn Sie die Quote aufteilen: nach Bereichen, nach Betriebszugehörigkeit und nach Kündigungen im ersten Jahr. Eine hohe Frühfluktuation weist meist auf Probleme in Auswahl oder Einarbeitung hin. Mehr dazu im Ratgeber Mitarbeiterbindung und Fluktuation.
Krankenquote: Welche Vergleichswerte gibt es?
Für einen groben Vergleich helfen die Auswertungen der Krankenkassen. Laut Wissenschaftlichem Institut der AOK (WIdO) waren AOK-versicherte Beschäftigte 2025 im Durchschnitt 23,3 Tage krankgeschrieben, nach 23,9 Tagen im Jahr 2024. Die Techniker Krankenkasse meldet für ihre versicherten Erwerbspersonen 18,6 Fehltage im Jahr 2025, nach 19,1 im Jahr davor.
Die Werte unterscheiden sich, weil die Versicherten unterschiedlich zusammengesetzt sind. Vergleichen Sie Ihre eigene Zahl deshalb vor allem mit Ihren Vorjahren. Das WIdO weist zudem darauf hin, dass ein großer Teil der Fehltage auf wenige lange Erkrankungen entfällt. Ein Gespräch zur Wiedereingliederung bewirkt dort oft mehr als jede Quote.
Time to Hire und Cost per Hire
Time to Hire ist im Mittelstand oft die wichtigste Recruiting-Zahl. Jede Woche, in der ein Bewerber auf eine Antwort wartet, erhöht das Risiko, dass er absagt. Messen Sie deshalb auch die Zwischenschritte: Eingang bis erste Rückmeldung, Gespräch bis Angebot. Zu Cost per Hire zählen Anzeigen, Personalberater, Messen und die Arbeitszeit der Beteiligten. Wie Sie den Prozess beschleunigen, steht unter Recruiting-Prozess optimieren.
So führen Sie Kennzahlen in vier Schritten ein
- Wählen Sie drei Kennzahlen, die zu Ihrer größten Sorge passen.
- Legen Sie Formel, Datenquelle und Verantwortlichen schriftlich fest.
- Erheben Sie die Werte einmal im Quartal in einer einfachen Tabelle.
- Besprechen Sie die Entwicklung in der Geschäftsführung und leiten Sie höchstens eine Maßnahme je Kennzahl ab.
Bei der Auswertung personenbezogener Daten gelten Datenschutz und, wo ein Betriebsrat besteht, dessen Mitbestimmung. Kennzahlen sollten Gruppen beschreiben, nicht einzelne Personen.
Ein typischer Fehler ist, zu viele Werte auf einmal zu erheben. Nach einigen Monaten pflegt niemand mehr die Tabelle, und die Zahlen sind unvollständig. Starten Sie lieber klein und erweitern Sie das Set erst, wenn die ersten Kennzahlen regelmäßig besprochen werden und zu Entscheidungen führen.
Wie ich Ihnen bei HR-Kennzahlen helfe
Ich richte mit Ihnen ein schlankes Kennzahlenset ein, das zu Ihren Zielen passt, und erkläre, was hinter den Zahlen steckt. Ich beginne mit den Daten, die schon da sind, und berichte Ihnen regelmäßig und klar. Wenn Sie keine eigene Personalabteilung haben, übernehme ich das auch tageweise, siehe Personalarbeit ohne HR-Abteilung. Die Kennzahlen sind auch eine gute Grundlage für Ihre Personalstrategie.
Im kostenfreien 45-Minuten-Gespräch schauen wir, welche Zahlen für Ihr Unternehmen zählen.
Häufige Fragen
Welche Fluktuationsquote ist normal?
Eine allgemeingültige Grenze gibt es nicht, sie hängt stark von Branche, Region und Art der Tätigkeit ab. Aussagekräftiger ist der Vergleich mit Ihren eigenen Vorjahren und zwischen Ihren Bereichen.
Dürfen Krankheitstage ausgewertet werden?
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Werten Sie deshalb nur zusammengefasst für Gruppen aus und stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Wie oft sollte ich HR-Kennzahlen erheben?
Für die meisten Mittelständler reicht ein Rhythmus von einem Quartal. Wichtiger als die Häufigkeit ist, dass Sie die Werte auch besprechen und daraus Maßnahmen ableiten.
Brauche ich eine HR-Software für Kennzahlen?
Nicht zwingend. Eine Tabelle reicht für den Anfang. Worauf Sie bei einer Software achten sollten, erklärt der Ratgeber HR-Software auswählen.