Leistung
Eine Personalabteilung aufbauen, die zu Ihrem Betrieb passt
Patrick Perschbach baut als Interim Manager in mittelständischen Unternehmen eine Personalabteilung auf, von den ersten Abläufen bis zur Übergabe an eine eigene HR-Leitung. Er arbeitet von Mechernich aus bundesweit und hat selbst ein Personaldienstleistungsunternehmen von 40 auf 255 Mitarbeiter wachsen sehen.
Wenn die Personalarbeit nicht mehr nebenher läuft
Ihr Unternehmen ist gewachsen. Bis vor kurzem hat die Geschäftsführung Verträge selbst geschrieben, die Assistenz hat Urlaubsanträge gesammelt, und das Steuerbüro hat die Löhne abgerechnet. Jetzt sind es deutlich mehr Mitarbeiter, mehrere Standorte oder Schichten, und es knirscht. Niemand weiß genau, wo welcher Vertrag liegt. Neue Kollegen werden eingestellt, aber nicht eingearbeitet.
Ob und ab wann sich eine eigene Personalabteilung lohnt, beschreibe ich im Ratgeber Ab wann eine Personalabteilung. Diese Seite geht davon aus, dass die Entscheidung gefallen ist.
Was ohne klare Struktur passiert
- Personalentscheidungen landen alle auf dem Tisch der Geschäftsführung.
- Jede Führungskraft regelt Einstellung, Probezeit und Gehalt anders.
- Pflichten werden übersehen, etwa Nachweise zu Vertragsbedingungen oder Fristen.
- Eine erste HR-Kraft wird eingestellt, hat aber keine Abläufe und keinen Rückhalt.
- Mit jedem neuen Mitarbeiter wird das Aufräumen später aufwendiger.
Was ich beim Aufbau übernehme
- Aufgaben der Personalabteilung festlegen und von Steuerbüro, Buchhaltung und Führungskräften abgrenzen
- Grundprozesse aufsetzen: Einstellung, Onboarding, Personalakte, Abwesenheiten, Austritt
- Vorlagen erarbeiten, zum Beispiel für Verträge, Checklisten und Mitarbeitergespräche, in Abstimmung mit Ihrem Anwalt
- Anforderungen an eine HR-Software klären, ohne mich auf ein System festzulegen
- die erste HR-Fachkraft oder Personalleitung mit auswählen und einarbeiten
In welcher Reihenfolge eine Personalabteilung entsteht
Nicht alles ist gleich dringend. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:
| Stufe | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Pflichten sichern | Verträge, Nachweise, Personalakten, Fristen | Das Unternehmen ist rechtlich auf festem Boden |
| 2. Abläufe festlegen | Einstellung, Onboarding, Abwesenheiten, Austritt | Alle Führungskräfte arbeiten nach denselben Regeln |
| 3. Rollen klären | Wer entscheidet was, wer macht was | Die Geschäftsführung wird entlastet |
| 4. Personal aufbauen | Erste HR-Kraft oder Leitung auswählen | HR hat ein Gesicht im Betrieb |
| 5. Weiterentwickeln | Kennzahlen, Personalentwicklung, Planung | HR unterstützt die Ziele des Unternehmens |
Zu Stufe 1 gehört der Nachweis der Arbeitsbedingungen nach § 2 Nachweisgesetz. Ein Teil der Angaben muss spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen, weitere nach sieben Tagen und der Rest spätestens nach einem Monat. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Wie Sie Stufe 2 für neue Mitarbeiter umsetzen, zeigt die Onboarding-Checkliste.
Ablauf in drei Schritten
- Erstgespräch: 45 Minuten, kostenfrei, per Telefon, Video oder vor Ort in Mechernich.
- Angebot: nach Klärung von Ziel, Umfang und Befugnissen, schriftlich.
- Umsetzung: Aufbau Stufe für Stufe, regelmäßiger Bericht an Sie und geplante Übergabe an Ihre neue HR-Leitung.
Warum ich das kann
Ich habe ein eigenes Personaldienstleistungsunternehmen als geschäftsführender Gesellschafter aufgebaut, von 40 Mitarbeitern im Gründungsjahr auf 255 bis Ende 2019. Wachstum und die Strukturen, die es braucht, kenne ich also von innen. Als Führungskraft habe ich kleine Niederlassungen zu erfolgreichen Einheiten entwickelt. Ich arbeite von Mechernich aus bundesweit.
Bevor Sie entscheiden
Was kostet der Aufbau?
Das hängt davon ab, wie viel bereits vorhanden ist und wie viele Tage pro Woche ich im Einsatz bin. Abgerechnet wird als Tagessatz, Stundensatz oder Pauschale, Details unter Kosten.
Lohnt sich das, statt gleich eine Personalleitung einzustellen?
Eine neue Personalleitung braucht Zeit, um Strukturen zu schaffen, und oft sucht man sie erst, wenn klar ist, was die Stelle leisten soll. Ich kann beides verbinden: aufbauen und die richtige Person finden.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Am Anfang Gespräche mit Ihnen und den Führungskräften. Danach Entscheidungen zu meinen Vorschlägen, nicht mehr.
Passt ein Externer zu uns?
Ich baue nichts, was nach meinem Weggang niemand nutzt. Ich orientiere mich an Ihrer Größe und Ihren Abläufen.
Der nächste Schritt
Erzählen Sie mir, wie Personalarbeit heute bei Ihnen läuft. Wir klären, womit der Aufbau sinnvoll beginnt.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Aufbau einer Personalabteilung?
Das hängt vom Ausgangspunkt und vom Einsatzumfang ab. Die erste Stufe ist meist schnell geschafft, die weiteren folgen nach Ihren Prioritäten. Den Zeitrahmen legen wir im Angebot fest.
Suchen Sie auch die erste HR-Fachkraft?
Ja, wenn Sie das wünschen. Ich erstelle das Anforderungsprofil und führe die Auswahl mit Ihnen. Tipps zur Anzeige stehen im Ratgeber Stellenanzeige schreiben.
Brauchen wir dafür eine HR-Software?
Nicht zwingend am Anfang. Klare Abläufe sind wichtiger als ein System. Ich lege mich auf keine bestimmte Software fest.
Was ist, wenn wir nur wenig Personalarbeit haben?
Dann reicht vielleicht keine eigene Abteilung, sondern regelmäßige Unterstützung an einzelnen Tagen. Diese Variante beschreibe ich unter HR ohne Personalabteilung.
Wie läuft die Übergabe am Ende?
Ihre HR-Leitung oder Fachkraft bekommt alle Abläufe, Vorlagen und offenen Themen schriftlich und wird von mir eingearbeitet. Mehr dazu im Ratgeber Übergabe am Ende eines Interim-Mandats.