Ab wie vielen Mitarbeitern braucht ein Unternehmen eine Personalabteilung?

Warum die Frage so oft zu spät gestellt wird

In vielen Betrieben wächst die Personalarbeit leise mit. Erst erledigt sie der Inhaber, dann die Buchhaltung, dann eine Assistenz. Irgendwann stapeln sich Bewerbungen, Verträge sind uneinheitlich, und niemand kennt die Fristen. Die Folgen sind verlorene Bewerber, Fehler bei Verträgen und Konflikte, die zu spät angegangen werden.

Die Mitarbeiterzahl ist ein guter Anlass, die Frage zu stellen, denn mit ihr ändern sich die rechtlichen Pflichten. Eine Pflicht zur Personalabteilung gibt es nirgends.

Diese Schwellen ändern rechtlich etwas

Die Tabelle ist eine vereinfachte Übersicht. Die Gesetze zählen unterschiedlich, mal Arbeitnehmer im Betrieb, mal im Unternehmen, mal Arbeitsplätze. Beim Kündigungsschutz zählen Teilzeitkräfte mit bis zu 20 Wochenstunden zur Hälfte und mit bis zu 30 Stunden zu drei Vierteln. Bei der Schwerbehindertenquote gelten für Arbeitgeber unter 40 und unter 60 Arbeitsplätzen erleichterte Regeln. Das ist keine Rechtsberatung, für Ihren Fall ist Ihr Anwalt zuständig.

Woran Sie merken, dass HR nebenbei nicht mehr reicht

• Bewerber warten Wochen auf eine Antwort oder springen ab.
• Arbeitsverträge sehen je nach Jahrgang unterschiedlich aus.
• Niemand hat einen Überblick über Probezeiten, Befristungen und Urlaub.
• Führungskräfte fragen bei Personalthemen immer die Geschäftsführung.
• Der Betriebsrat ist gegründet, und es gibt niemanden, der die Zusammenarbeit führt.
• Kündigungen und Abmahnungen werden ohne klare Linie ausgesprochen.
• Die Geschäftsführung verbringt mehr Zeit mit Personalverwaltung als mit dem Geschäft.

Gibt es eine Faustregel für die Größe?

In der Praxis kursieren Betreuungsquoten, also wie viele Mitarbeiter eine HR-Kraft betreut. Belastbare, allgemein gültige Zahlen dazu gibt es nicht, denn der Bedarf hängt von Branche, Fluktuation, Tarifbindung und dem Anteil ausgelagerter Aufgaben wie der Lohnabrechnung ab. Eine verbreitete Faustregel lautet: Sobald eine Person überwiegend mit Personalthemen beschäftigt ist, sollte diese Rolle bewusst gestaltet und nicht nebenbei mitgetragen werden.

Zwischenlösungen vor der eigenen Abteilung

Wie Personalarbeit ohne eigene Abteilung organisiert werden kann, beschreibt die Seite HR ohne Personalabteilung. Wer den Schritt zur eigenen Abteilung gehen will, findet Hinweise unter Personalabteilung aufbauen.

In welcher Reihenfolge Sie vorgehen

1. Bestand aufnehmen: Welche Personalaufgaben gibt es, wer erledigt sie heute?
2. Pflichten prüfen: Welche Schwellen haben Sie erreicht oder erreichen Sie bald?
3. Entscheiden, was intern bleibt und was ausgelagert wird.
4. Rolle und Profil der künftigen HR-Funktion festlegen.
5. Prozesse und Vorlagen einheitlich machen, dann besetzen.

Einen Überblick über alle Phasen der Personalarbeit gibt der Ratgeber Employee-Lifecycle.

Wie ich beim Aufbau unterstütze

Ich helfe Unternehmen, ihre Personalarbeit so aufzustellen, wie sie es tatsächlich brauchen. Das kann ein Einsatz an einzelnen Tagen pro Woche sein oder eine Personalleitung auf Zeit, die eine Abteilung aufbaut und dann an Ihr Team übergibt. Ich lege mich dabei nicht auf eine bestimmte HR-Software fest. Mehr dazu unter HR-Beratung für den Mittelstand.

Erstgespräch buchen und Bedarf klären