Ratgeber
Onboarding-Checkliste für den Mittelstand
Gutes Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag und endet frühestens mit der Probezeit. Die Checkliste in fünf Phasen hilft Ihnen, nichts zu vergessen: Vorbereitung, erster Tag, erste Woche, erste 100 Tage und Probezeit. Dazu gehören auch die Pflichten aus dem Nachweisgesetz, die schon am ersten Arbeitstag beginnen.
Von Patrick Perschbach · Stand: Oktober 2026
Warum sich gutes Onboarding auszahlt
Sie haben Wochen in die Suche investiert, Gespräche geführt und endlich eine Zusage bekommen. Dann kommt der erste Tag, und der Rechner ist nicht da, die Führungskraft ist im Termin, und niemand weiß, wer einarbeitet. Solche Starts bleiben hängen. Wer in den ersten Wochen das Gefühl hat, nicht willkommen zu sein, schaut sich schnell wieder um.
Onboarding ist deshalb die letzte Stufe des Recruitings und die erste der Mitarbeiterbindung. Wie beides zusammenhängt, zeigt der Ratgeber Employee-Lifecycle.
Vor dem ersten Arbeitstag
- Arbeitsvertrag unterschrieben, Personalstammdaten erfasst, Anmeldung zur Sozialversicherung vorbereitet
- Arbeitsplatz, Arbeitsmittel, Zugänge und E-Mail-Adresse eingerichtet
- Pate oder Ansprechpartner im Team benannt
- Einarbeitungsplan für die ersten zwei Wochen erstellt
- Team über Start, Rolle und Person informiert
- Willkommensnachricht mit Ablauf des ersten Tages verschickt
Was das Nachweisgesetz verlangt
Nach § 2 des Nachweisgesetzes muss der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen und aushändigen. Das geschieht in Stufen:
| Zeitpunkt | Angaben |
|---|---|
| Spätestens am ersten Arbeitstag | Namen und Anschriften der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, vereinbarte Arbeitszeit |
| Spätestens am siebten Kalendertag | Unter anderem Beginn, bei Befristung das Ende, Arbeitsort, Tätigkeit, Dauer der Probezeit, Regelungen zu Überstunden |
| Spätestens nach einem Monat | Die übrigen Angaben, etwa Urlaub, Fortbildung, betriebliche Altersversorgung, Kündigungsverfahren, Hinweise auf Tarifverträge |
Nach der aktuellen Fassung kann die Niederschrift unter bestimmten Voraussetzungen auch in Textform elektronisch übermittelt werden, etwa wenn das Dokument speicherbar und ausdruckbar ist und der Arbeitnehmer den Empfang bestätigt. Enthält ein schriftlicher Arbeitsvertrag bereits alle Angaben, entfällt eine gesonderte Niederschrift. Prüfen Sie Ihre Vorlagen mit Ihrem Anwalt, dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Der erste Tag
- Persönliche Begrüßung durch die Führungskraft, nicht nur durch HR
- Rundgang und Vorstellung im Team
- Arbeitsplatz einsatzbereit, Zugänge funktionieren
- Erste kleine Aufgabe mit Bezug zur echten Arbeit
- Gemeinsames Mittagessen mit Pate oder Team
- Kurzes Gespräch am Ende des Tages: Was ist offen, was ist morgen dran?
Die erste Woche
- Gespräche mit den wichtigsten Schnittstellen
- Pflichtunterweisungen, etwa Arbeitsschutz und Datenschutz
- Ziele für die ersten Monate besprechen und schriftlich festhalten
- Feste Termine mit der Führungskraft für die kommenden Wochen
- Feedbackgespräch am Ende der Woche
Die ersten 100 Tage und die Probezeit
Nach der ersten Woche lässt die Aufmerksamkeit oft nach. Gerade jetzt entscheidet sich, ob jemand ankommt. Planen Sie feste Gespräche, zum Beispiel nach einem, drei und fünf Monaten.
- Fortschritt bei den vereinbarten Zielen besprechen
- Fragen nach Unterstützung und Hindernissen stellen
- Rückmeldung zur Einarbeitung einholen und den Prozess verbessern
- Rechtzeitig vor Ende der Probezeit eine Entscheidung treffen
Während einer vereinbarten Probezeit von längstens sechs Monaten gilt nach § 622 Abs. 3 BGB eine Kündigungsfrist von zwei Wochen. Unabhängig davon greift der allgemeine Kündigungsschutz nach § 1 Abs. 1 KSchG erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, in Betrieben, die unter das Gesetz fallen. Planen Sie die Abschlussbewertung deshalb nicht in die letzte Woche. Wie solche Gespräche strukturiert werden, zeigt der Ratgeber Mitarbeitergespräche einführen.
Onboarding für Führungskräfte
Neue Führungskräfte brauchen mehr als einen Rechner und einen Paten. Sie müssen ihr Team kennenlernen, Erwartungen der Geschäftsführung verstehen und früh Entscheidungen treffen. Ein klarer Einarbeitungsplan mit Gesprächen auf allen Ebenen hilft. Hinweise zur gezielten Förderung finden Sie auf der Seite Personalentwicklung und Führungskräfte.
Wie ich beim Onboarding unterstütze
Ich helfe Unternehmen, Einarbeitung als festen Prozess aufzusetzen: mit Vorlagen, Zuständigkeiten und Gesprächsterminen, die im Alltag auch eingehalten werden. Das passt oft zu einem größeren Vorhaben, etwa wenn Recruiting neu aufgestellt oder eine Personalabteilung aufgebaut wird. Ein Einsatz an einzelnen Tagen pro Woche ist möglich. Mehr unter Recruiting-Prozesse optimieren.
Häufige Fragen
Wie lange dauert Onboarding?
Mindestens bis zum Ende der Probezeit. Viele Unternehmen planen sechs Monate, bei Führungskräften auch länger. Entscheidend ist, dass es feste Gesprächstermine gibt und nicht nach der ersten Woche endet.
Wer ist für das Onboarding verantwortlich?
Die Führungskraft trägt die Verantwortung, HR organisiert den Rahmen. Ein Pate im Team hilft bei den vielen kleinen Fragen des Alltags.
Reicht ein Arbeitsvertrag für das Nachweisgesetz?
Wenn der schriftliche Arbeitsvertrag alle Angaben nach § 2 NachwG enthält, ist keine gesonderte Niederschrift nötig. Prüfen Sie ältere Vorlagen, denn das Gesetz wurde in den letzten Jahren mehrfach geändert.
Was tun, wenn die Probezeit nicht gut läuft?
Früh ansprechen, konkret benennen und Unterstützung anbieten. Wenn sich nichts verbessert, rechtzeitig vor Ende der Probezeit entscheiden und Ihren Anwalt einbinden. Hinweise zum Gespräch gibt der Ratgeber Trennungsgespräch führen.
Was gehört in einen Einarbeitungsplan?
Die wichtigsten Termine der ersten Wochen, die Gesprächspartner, erste Aufgaben mit steigender Verantwortung und feste Rückmeldetermine. Der Plan sollte auf eine Seite passen. So kann ihn die neue Person selbst nutzen und abhaken.