Leistung
Recruiting-Prozess optimieren: schneller zu passenden Mitarbeitern
Patrick Perschbach analysiert den Recruiting-Prozess mittelständischer Unternehmen und baut ihn so um, dass Bewerber schneller eine Antwort bekommen und Stellen früher besetzt sind. Er kommt aus der Personaldienstleistung, wo Recruiting das tägliche Geschäft ist, und arbeitet von Mechernich aus bundesweit.
Wenn Bewerbungen kommen, aber keine Einstellungen
Sie schalten Anzeigen, es kommen auch Bewerbungen. Trotzdem bleibt die Stelle offen. Kandidaten sagen kurz vor dem Gespräch ab, nehmen ein anderes Angebot an oder melden sich nach der Zusage nicht mehr. Ihre Fachabteilung klagt, dass die Leute fehlen, und Sie fragen sich, wo genau es hängt.
Was ein langsamer Prozess kostet
Jeder Tag, an dem eine Stelle offen ist, wird von anderen aufgefangen: mit Überstunden, abgelehnten Aufträgen oder Qualitätsverlust. Dazu kommt, dass gute Bewerber meist mehrere Optionen haben. Wer zu lange braucht, bekommt die Kandidaten, die sonst niemand genommen hat. Ein Recruiting, das nur durch mehr Anzeigen gerettet werden soll, wird teurer, ohne besser zu werden.
Wo Prozesse typischerweise Bewerber verlieren
In der Analyse gehe ich jeden Schritt durch und frage, was dort passiert und wie lange es dauert:
| Schritt | Häufige Schwachstelle | Möglicher Ansatz |
|---|---|---|
| Anforderungsprofil | Wunschliste statt echter Anforderungen | Muss und Kann mit der Fachabteilung trennen |
| Stellenanzeige | Keine Antwort auf die Frage, warum gerade bei Ihnen | Aufgaben, Team und Vorteile konkret beschreiben |
| Bewerbungseingang | Lange Formulare, keine Eingangsbestätigung | Einfacher Weg, sofortige Bestätigung |
| Vorauswahl | Unterlagen liegen tagelang ungelesen | Feste Zuständigkeit und Rückmeldefrist intern |
| Gespräche | Termine erst nach Wochen, viele Beteiligte | Feste Gesprächsfenster, kleine Runde |
| Entscheidung und Angebot | Freigaben dauern, niemand fühlt sich zuständig | Klare Entscheidungsbefugnis vorab festlegen |
| Zeit bis zum Start | Kein Kontakt zwischen Zusage und erstem Tag | Ansprechpartner und Onboarding-Plan |
Eine ausführliche Darstellung der Schritte steht im Ratgeber Recruiting-Prozess in Schritten.
Was ich übernehme
- Analyse des bestehenden Ablaufs mit Zeiten und Abbrüchen je Schritt
- einen neuen Ablauf mit klaren Zuständigkeiten und Fristen
- Überarbeitung von Anforderungsprofilen und Stellenanzeigen
- Vorbereitung der Führungskräfte auf Auswahlgespräche
- auf Wunsch die Steuerung laufender Besetzungen, bis der Prozess sitzt
Rechtliche Leitplanken im Recruiting
Nach § 11 AGG darf ein Arbeitsplatz nicht unter Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot ausgeschrieben werden, das betrifft Anzeigentexte ebenso wie Gesprächsfragen. Nach § 164 SGB IX prüft der Arbeitgeber, ob freie Stellen mit schwerbehinderten Menschen besetzt werden können. Gibt es einen Betriebsrat, kann er nach § 93 BetrVG eine interne Ausschreibung verlangen. In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern ist er nach § 99 BetrVG vor jeder Einstellung zu unterrichten und um Zustimmung zu bitten. Das ist keine Rechtsberatung, rechtlich verantwortlich bleibt Ihr Anwalt.
Ablauf in drei Schritten
- Erstgespräch: 45 Minuten, kostenfrei, per Telefon, Video oder vor Ort in Mechernich.
- Angebot: nach Klärung von Ziel, Umfang und Befugnissen, schriftlich.
- Umsetzung: Analyse, Umbau, regelmäßiger Bericht und Übergabe an Ihr Team, damit es den Prozess selbst weiterführt.
Warum ich Recruiting schnell mache
Mein eigenes Personaldienstleistungsunternehmen ist von 40 Mitarbeitern im Gründungsjahr auf 255 bis Ende 2019 gewachsen. In dieser Branche wartet kein Kunde auf eine Besetzung, ein langsamer Prozess kostet direkt Umsatz. Diese Haltung bringe ich mit. Mehr über mich unter Über Patrick Perschbach.
Ehrliche Antworten auf Ihre Einwände
Was kostet das?
Das hängt davon ab, ob Sie nur die Analyse wollen oder auch die Begleitung laufender Besetzungen. Abgerechnet wird individuell, Orientierung unter Kosten.
Lohnt sich das, statt einfach mehr Anzeigen zu schalten?
Mehr Anzeigen bringen mehr Bewerbungen in denselben Prozess. Wenn der Prozess das Problem ist, verpufft das Geld.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Einige Gespräche mit den Beteiligten zu Beginn. Danach Entscheidungen zu den Vorschlägen.
Kann ein Externer unseren Bewerbern gerecht werden?
Die Entscheidung über Einstellungen bleibt bei Ihnen. Ich sorge dafür, dass sie schneller und besser vorbereitet fällt.
Finden wir die Engstelle gemeinsam
Bringen Sie eine Stelle mit, die schon zu lange offen ist. Daran lässt sich im Erstgespräch viel ablesen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Analyse eines Recruiting-Prozesses?
Die Bestandsaufnahme ist meist überschaubar, weil wenige Schritte und Beteiligte zu betrachten sind. Länger dauert die Umsetzung, die wir im Angebot planen.
Schreiben Sie auch Stellenanzeigen?
Ja, als Teil der Arbeit oder als Vorlage für Ihr Team. Grundsätze stehen im Ratgeber Stellenanzeige schreiben.
Brauchen wir dafür ein Bewerbermanagementsystem?
Nicht zwingend. Ich lege mich auf keine Software fest. Ob ein System hilft, prüfen wir unter HR-Prozesse digitalisieren.
Hilft das auch bei schwer zu besetzenden Fachkräftestellen?
Ja, ein guter Prozess ist dort besonders wichtig. Weitere Wege beschreibe ich unter Fachkräftegewinnung.
Was passiert nach der Einstellung?
Die ersten Wochen entscheiden, ob jemand bleibt. Deshalb gehört ein Onboarding-Plan dazu, siehe Onboarding-Checkliste.