HR-Software auswählen: worauf Mittelständler achten sollten

Warum viele HR-Software-Projekte enttäuschen

Die Personalakten liegen in Ordnern, Urlaubsanträge kommen per Zettel, und Bewerbungen landen in einem gemeinsamen Postfach. Eine Software soll das lösen. Oft wird dann das System gekauft, das in der Vorführung am besten aussah. Ein Jahr später nutzt es kaum jemand, weil es nicht zu den Abläufen passt.

Der Grund ist fast immer derselbe: Die Auswahl beginnt beim Produkt statt beim Problem. Wer zuerst seine Abläufe klärt, kauft gezielter und meist günstiger.

Welche Anforderungen sollten Sie zuerst klären?

Beschreiben Sie, welche Aufgaben die Software übernehmen soll. Typische Bausteine sind:

Unterscheiden Sie zwischen Muss und Kann. Eine kurze Liste mit fünf bis zehn Muss-Anforderungen ist hilfreicher als ein Katalog mit hundert Punkten. Überlegen Sie auch, welche Auswertungen Sie später brauchen, etwa die im Ratgeber HR-Kennzahlen für den Mittelstand beschriebenen Werte. Wie Sie Abläufe vorab vereinfachen, beschreibe ich unter HR-Prozesse digitalisieren.

Datenschutz: Was gilt für Beschäftigtendaten?

HR-Software verarbeitet personenbezogene Daten, teils besonders geschützte wie Gesundheitsdaten. Es gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für das Beschäftigungsverhältnis war in Deutschland lange § 26 BDSG die zentrale Vorschrift. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 30. März 2023 (Rechtssache C-34/21) gilt § 26 Abs. 1 BDSG in Fachkreisen nicht mehr als eigenständige Rechtsgrundlage, Arbeitgeber stützen sich stattdessen auf die Rechtsgrundlagen der DSGVO. Ein eigenes Beschäftigtendatengesetz ist seit Jahren angekündigt. Prüfen Sie den aktuellen Stand mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Für die Auswahl heißt das praktisch:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter
• Klare Angaben zum Speicherort der Daten und zu Unterauftragnehmern
• Rollen und Rechte: Wer sieht welche Daten?
• Löschfristen, die sich in der Software einstellen lassen
• Prüfung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist

Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Die Rechtsprechung legt das weit aus, es genügt in der Regel, dass die Software dazu geeignet ist. Das trifft auf die meisten HR-Systeme zu. In der Praxis wird deshalb eine Betriebsvereinbarung geschlossen. Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein, sonst verzögert sich der Start. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, rechtlich verantwortlich bleibt Ihr Anwalt.

Der Auswahlprozess in sechs Schritten

1. Abläufe aufnehmen und Schwachstellen benennen
2. Muss- und Kann-Anforderungen festlegen
3. Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat einbinden
4. Drei bis vier Anbieter mit eigenen Fallbeispielen vorführen lassen, nicht mit deren Standardpräsentation
5. Testphase mit echten Nutzern, etwa einer Führungskraft und einer Person aus der Lohnbuchhaltung
6. Entscheidung nach Gesamtkosten über mehrere Jahre, einschließlich Einführung, Schulung und Lizenzen

Planen Sie die Einführung in Stufen. Beginnen Sie mit dem Baustein, der den größten Ärger im Alltag verursacht. Wenn dieser Baustein läuft und die Mitarbeiter ihn annehmen, fällt die Einführung weiterer Module deutlich leichter.

Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für die Datenübernahme. Alte Personalakten, Urlaubskonten und Bewerberdaten müssen geprüft, bereinigt und übertragen werden. Planen Sie dafür Zeit und eine verantwortliche Person ein. Nutzen Sie die Gelegenheit auch, um Daten zu löschen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Die Fristen dafür klären Sie mit Steuerberater und Datenschutzbeauftragtem.

Wie ich Sie bei der Auswahl unterstütze

Ich bin an keine HR-Software gebunden und empfehle kein bestimmtes Produkt. Ich helfe Ihnen, Ihre Abläufe zu klären, Anforderungen festzulegen und den Auswahlprozess neutral zu steuern. Bei Bedarf begleite ich die Einführung und die Gespräche mit dem Betriebsrat. Mehr dazu unter Organisation, Finanzen und Digitalisierung. Wenn Sie gerade eine Personalabteilung aufbauen, lohnt es sich, die Software gleich mitzudenken.

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