Ratgeber
Trennungsgespräch fair führen: Vorbereitung, Ablauf und Formulierungen
Ein faires Trennungsgespräch ist kurz, klar und gut vorbereitet: Die Entscheidung steht in den ersten Minuten, die Begründung ist sachlich, und der Mitarbeiter erfährt, wie es konkret weitergeht. Die Kündigung selbst muss nach § 623 BGB schriftlich mit Originalunterschrift übergeben werden, und wo ein Betriebsrat besteht, ist er vorher nach § 102 BetrVG anzuhören.
Von Patrick Perschbach · Stand: Oktober 2026
Warum das Trennungsgespräch so viel Gewicht hat
Kaum ein Gespräch fällt Führungskräften schwerer. Viele schieben es auf, reden lange um die Sache herum oder lassen es vom Anwalt per Brief erledigen. Das ist verständlich, aber es kostet. Der betroffene Mitarbeiter erzählt anschließend Kollegen, Familie und Bekannten, wie er behandelt wurde. Gerade in ländlichen Regionen, in denen man sich kennt, prägt das Ihren Ruf als Arbeitgeber über Jahre.
Ein faires Gespräch verhindert nicht den Schmerz. Es sorgt aber dafür, dass der Mitarbeiter mit Würde geht und das Team sieht: Hier wird auch in schweren Momenten anständig gehandelt.
Was vor dem Gespräch rechtlich geklärt sein muss
Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Klären Sie jeden Fall vorab mit Ihrem Fachanwalt für Arbeitsrecht, rechtlich verantwortlich bleibt Ihr Anwalt. Einige Punkte gelten allgemein:
- Schriftform: Nach § 623 BGB bedarf die Kündigung der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine E-Mail oder ein eingescanntes Schreiben reichen nicht.
- Betriebsrat: Nach § 102 BetrVG ist er vor jeder Kündigung zu hören. Eine Kündigung ohne Anhörung ist unwirksam. Bei einer ordentlichen Kündigung hat er eine Woche Zeit für Bedenken.
- Besonderer Kündigungsschutz: Prüfen Sie etwa Schwangerschaft, Elternzeit, Schwerbehinderung oder Betriebsratsmitgliedschaft vorher mit Ihrem Anwalt.
- Zugang: Klären Sie, wie die Übergabe des Schreibens nachweisbar dokumentiert wird.
Bei mehreren Kündigungen im Rahmen einer Umstrukturierung kommen weitere Pflichten hinzu. Sie stehen im Ratgeber Interessenausgleich und Sozialplan.
Checkliste zur Vorbereitung
- Entscheidung ist endgültig und rechtlich geprüft
- Kündigungsschreiben liegt unterschrieben vor, eine Empfangsbestätigung ist vorbereitet
- Termin am Vormittag zu Wochenbeginn, nicht vor Urlaub oder Feiertag
- Ruhiger Raum ohne Glaswand, Taschentücher und Wasser bereit
- Zweite Person aus der Führung oder Personalabteilung ist dabei
- Antworten auf die wichtigsten Fragen liegen bereit: letzter Arbeitstag, Freistellung, Resturlaub, Zeugnis, Firmenwagen und Laptop
- Plan, wie das Team am selben Tag informiert wird
So läuft das Gespräch in vier Phasen ab
| Phase | Dauer | Inhalt |
|---|---|---|
| Einstieg | 1 bis 2 Minuten | Kurz begrüßen, ohne Smalltalk |
| Entscheidung | 2 bis 3 Minuten | Die Kündigung klar aussprechen und das Schreiben übergeben |
| Reaktion | 5 bis 10 Minuten | Zuhören, Gefühle zulassen, nicht diskutieren |
| Nächste Schritte | 5 Minuten | Ablauf, Fristen, Ansprechpartner, Abschied vom Team |
Insgesamt sollte das Gespräch selten länger als eine halbe Stunde dauern. Wenn der Mitarbeiter verhandeln möchte, vereinbaren Sie einen zweiten Termin. Im ersten Gespräch ist niemand in der Lage, gute Entscheidungen zu treffen.
Rechnen Sie mit unterschiedlichen Reaktionen. Manche Menschen werden still, andere wütend, wieder andere wirken gefasst und brechen später zusammen. Bleiben Sie ruhig, wiederholen Sie die Entscheidung, wenn nötig, und lassen Sie sich nicht in eine Diskussion über Einzelheiten ziehen. Bieten Sie an, dass der Mitarbeiter nach dem Gespräch nach Hause gehen kann, wenn er das möchte.
Formulierungen, die helfen
- „Ich habe heute eine schwierige Nachricht für Sie. Wir haben entschieden, das Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu beenden.“
- „Die Entscheidung ist endgültig. Ich möchte Ihnen erklären, wie es jetzt weitergeht.“
- „Ich verstehe, dass Sie das trifft. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie brauchen.“
- „Wenn Sie Fragen haben, ist Frau X ab morgen Ihre Ansprechpartnerin.“
Vermeiden Sie Sätze wie „Mir fällt das auch schwer“ oder „Ich war ja dagegen“. Sie verschieben den Fokus auf Sie und schwächen die Entscheidung.
Häufige Fehler im Trennungsgespräch
- Lange Einleitung, bevor die Nachricht kommt
- Begründungen, die sich im Gespräch ändern oder widersprechen
- Versprechen, die rechtlich nicht abgestimmt sind, etwa zu Abfindung oder Zeugnis
- Den Mitarbeiter vor dem Team bloßstellen oder sofort aus dem Haus begleiten, ohne Anlass
- Das verbleibende Team vergessen
Wie ich Sie bei Trennungen begleite
Ich bereite Trennungsgespräche gemeinsam mit Ihren Führungskräften vor, übe schwierige Situationen mit ihnen und führe Gespräche auf Wunsch mit. Ich stimme mich dabei immer mit Ihrem Anwalt ab und kümmere mich um die Kommunikation an das verbleibende Team. Bei größeren Maßnahmen übernehme ich die Umsetzung auf der Personalseite, siehe Personalabbau sozialverträglich umsetzen und Restrukturierung und Change.
Das Erstgespräch dauert 45 Minuten, ist kostenfrei und unverbindlich.
Häufige Fragen
Darf ich eine Kündigung per E-Mail oder WhatsApp aussprechen?
Nein. Nach § 623 BGB ist für die Kündigung die Schriftform vorgeschrieben, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Nötig ist ein Schreiben mit Originalunterschrift.
Wer sollte das Trennungsgespräch führen?
In der Regel die direkte Führungskraft oder die Geschäftsführung, begleitet von einer zweiten Person. Externe können vorbereiten und begleiten, sollten die Führung aber nicht ersetzen.
Muss ich die Kündigung im Gespräch begründen?
Was Sie sagen sollten und was nicht, klären Sie vorher mit Ihrem Anwalt. Für das Gespräch gilt: eine kurze, sachliche Begründung, die zum Kündigungsschreiben und zur Anhörung des Betriebsrats passt.
Wie informiere ich das Team?
Am besten am selben Tag, kurz und respektvoll, ohne Details zu den Gründen. Klären Sie vorher mit dem Betroffenen, wie er sich verabschieden möchte. Wie Sie Unruhe im Team auffangen, steht im Ratgeber Widerstand bei Veränderungen.
Stand: Oktober 2026
Quellen: