Geschäftsführer fällt aus: Notfallplan für den Mittelstand

Was passiert, wenn der Geschäftsführer plötzlich ausfällt?

Ein Unfall, eine schwere Erkrankung, im schlimmsten Fall der Tod. In vielen mittelständischen Unternehmen laufen alle wichtigen Fäden bei einer Person zusammen. Fällt sie aus, stehen schon am ersten Tag Fragen im Raum: Wer gibt die Gehälter frei? Wer unterschreibt den Vertrag mit dem Großkunden? Wer spricht mit der Bank?

Ist eine GmbH ganz ohne Geschäftsführer, spricht das Gesetz von Führungslosigkeit. Nach § 35 Abs. 1 GmbHG wird die Gesellschaft dann nur noch passiv durch die Gesellschafter vertreten, also beim Empfang von Erklärungen und Schriftstücken. Aktiv handeln kann sie erst wieder, wenn ein neuer Geschäftsführer bestellt ist.

Die fünf Bausteine eines Notfallplans

Vollmachten

Prüfen Sie, wer heute außer dem Geschäftsführer rechtsverbindlich handeln darf. Eine Prokura nach §§ 48 und 49 HGB ermächtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt, Grundstücksgeschäfte nur mit besonderer Befugnis. Daneben gibt es Handlungsvollmachten für einzelne Bereiche. Für den Inhaber selbst kommen persönliche Vorsorgevollmachten in Betracht, die auch das Unternehmen umfassen. Welche Form im Einzelfall nötig ist, klären Notar und Anwalt.

Notfallhandbuch

Ein Ordner, analog oder digital, an einem sicheren Ort. Er enthält, was ein Vertreter in den ersten Wochen braucht, ohne den Geschäftsführer fragen zu können.

Vertretungsregel

Wer übernimmt welche Aufgaben, für wie lange, mit welchen Befugnissen? Ein zweiter Geschäftsführer, ein Prokurist, ein Beirat oder ein vorher bestimmter externer Geschäftsführer auf Zeit.

Zugänge

Bankkonten, Onlinebanking, Steuerportale, Lohnabrechnung, E-Mail und wichtige Software. Ohne Zugänge ist auch die beste Vollmacht wenig wert.

Kommunikation

Wer informiert Belegschaft, Kunden, Lieferanten und Bank, und mit welcher Botschaft? Eine vorbereitete Reihenfolge verhindert Gerüchte und Vertrauensverlust.

Checkliste für das Notfallhandbuch

• Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste
• Übersicht aller Vollmachten und Prokuren mit Umfang
• Liste der Bankverbindungen, Kreditlinien und Ansprechpartner
• Hinterlegung der Zugangsdaten nach einem sicheren Verfahren, etwa beim Notar oder in einem Tresor
• Wichtigste Verträge mit Kunden, Lieferanten, Vermietern und Versicherern, mit Kündigungsfristen
• Kontakte von Steuerberater, Anwalt, Notar und Hausbank
• Laufende Fristen: Steuern, Löhne, Darlehen, Ausschreibungen
• Vorbereitete Mitteilung an Belegschaft und Schlüsselkunden

Legen Sie fest, wer das Handbuch einmal im Jahr aktualisiert. Ein veraltetes Handbuch ist im Ernstfall fast so problematisch wie gar keines. Ein guter Anlass für die Prüfung ist der Jahresabschluss, weil dann ohnehin alle Verträge und Konten auf dem Tisch liegen.

Sprechen Sie die Vertretungsregel auch mit den Personen ab, die im Ernstfall einspringen sollen. Wer erst im Notfall erfährt, dass er Verantwortung trägt, ist selten sofort handlungsfähig. Ein kurzer Probelauf, etwa während eines längeren Urlaubs des Geschäftsführers, zeigt schnell, wo noch Lücken sind.

Was ist ein Notgeschäftsführer?

Hat eine GmbH keinen handlungsfähigen Geschäftsführer und können die Gesellschafter nicht rechtzeitig einen neuen bestellen, kann das Registergericht am Sitz der Gesellschaft auf Antrag einen Notgeschäftsführer bestellen. Grundlage ist § 29 BGB, der für Vereine gilt und von den Gerichten auf die GmbH entsprechend angewandt wird. Voraussetzung ist ein dringender Fall, also ein drohender Schaden oder eine Handlung, die nicht warten kann. Antragsberechtigt sind Beteiligte wie Gesellschafter oder Gläubiger. Die Bestellung gilt als letztes Mittel. Wer vorsorgt, braucht sie in aller Regel nicht.

Die ersten Tage nach dem Ausfall

1. Handlungsfähigkeit klären: Wer darf heute unterschreiben und zahlen?
2. Gesellschafter informieren und, wenn nötig, eine Gesellschafterversammlung einberufen
3. Bank, Steuerberater und Anwalt einbinden
4. Belegschaft ruhig und ehrlich informieren
5. Laufende Fristen und Zahlungen sichern
6. Über eine Vertretung auf Zeit entscheiden

Wie ich in dieser Situation unterstütze

Ich übernehme als Interim Geschäftsführer Verantwortung bis auf Geschäftsführerebene. Das geht in zwei Richtungen. Vorher helfe ich, einen Notfallplan aufzustellen, der zu Ihrem Unternehmen passt. Im Ernstfall kann ich die Führung auf Zeit übernehmen, wenn die Gesellschafter mich bestellen. Ich starte mit Zuhören und Prioritäten, berichte regelmäßig und übergebe geordnet, sobald der Geschäftsführer zurückkommt oder ein Nachfolger feststeht. Mehr dazu unter Geschäftsführer auf Zeit in der Krise und Unternehmensnachfolge überbrücken. Dieser Text ist keine Rechtsberatung, die rechtliche Gestaltung übernehmen Ihr Anwalt und Notar.

Sprechen Sie mit mir, bevor der Ernstfall eintritt. Das Erstgespräch dauert 45 Minuten und ist kostenfrei.

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