Ratgeber
Aufgaben eines Interim Personalleiters
Ein Interim Personalleiter übernimmt auf Zeit die Leitung der Personalarbeit: Er führt das HR-Team, sichert die laufenden Abläufe, verantwortet Recruiting und Personalplanung, arbeitet mit dem Betriebsrat zusammen und setzt Veränderungen um. Patrick Perschbach, Interim Manager aus Mechernich, beschreibt hier die Aufgaben im Einzelnen.
Von Patrick Perschbach · Stand: Oktober 2026
Zwei Arten von Aufgaben
Die Aufgaben eines Interim Personalleiters lassen sich in zwei Gruppen teilen. Die erste Gruppe ist der laufende Betrieb: alles, was eine Personalabteilung jeden Monat leisten muss. Die zweite Gruppe sind die Themen, wegen derer der Interim Personalleiter oft überhaupt geholt wurde: ein Umbau, ein Aufbau, eine Krise.
In den meisten Mandaten muss beides gleichzeitig laufen. Der Betrieb darf nicht leiden, während die großen Themen angegangen werden.
Laufender Betrieb
- Führung des HR-Teams: Aufgaben verteilen, Prioritäten setzen, ansprechbar sein
- Personalverwaltung: Verträge, Änderungen, Zeugnisse, Abläufe rund um Ein- und Austritte
- Zusammenarbeit mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung, intern oder beim Dienstleister
- Ansprechpartner für Führungskräfte in allen Personalfragen
- Laufende Gespräche mit dem Betriebsrat, sofern es einen gibt
Viele dieser Aufgaben sind Routine. Gerade deshalb fallen sie sofort auf, wenn sie liegen bleiben. Ein Interim Personalleiter sorgt in den ersten Tagen dafür, dass hier nichts ausfällt.
Strategische und projektbezogene Aufgaben
Personalplanung und Personalstrategie
Welche Stellen braucht das Unternehmen in den nächsten Jahren? Wo entstehen Lücken durch Ruhestand oder Wachstum? Der Interim Personalleiter entwickelt mit der Geschäftsführung einen Plan. Mehr dazu unter Recruiting und Personalstrategie.
Recruiting
Offene Stellen besetzen, besonders Schlüsselpositionen. Dazu gehören Anforderungsprofile, die Wahl der Kanäle, ein schneller Bewerbungsprozess und gute Auswahlgespräche. In meiner Zeit als Unternehmer in der Personaldienstleistung war Recruiting das Kerngeschäft. Mein Unternehmen ist dort von 40 Mitarbeitern im Gründungsjahr auf 255 Mitarbeiter bis Ende 2019 gewachsen.
Entwicklung und Bindung
Gute Leute halten ist günstiger als neue zu suchen. Der Interim Personalleiter schaut sich an, wie Einarbeitung, Weiterbildung und Führung im Unternehmen funktionieren, und wo Mitarbeiter verloren gehen.
Restrukturierung und Trennung
Wenn Stellen wegfallen oder Bereiche neu geordnet werden, übernimmt der Interim Personalleiter Planung, Kommunikation und Umsetzung. Rechtliche Fragen wie Interessenausgleich, Sozialplan oder Kündigungen werden mit Fachanwälten geklärt. Mehr dazu unter Restrukturierung und Change.
Aufbau einer Personalabteilung
In wachsenden Unternehmen gibt es oft noch keine eigene Personalabteilung. Der Interim Personalleiter baut Strukturen, Abläufe und, wenn nötig, ein Team auf und übergibt das Ganze an eine dauerhafte Leitung.
Die Rolle gegenüber Geschäftsführung und Betriebsrat
Ein Interim Personalleiter berichtet in der Regel an die Geschäftsführung. Er ist ihr Partner in allen Personalfragen und bereitet Entscheidungen vor, die sie treffen muss. Gleichzeitig ist er Ansprechpartner für den Betriebsrat.
Diese doppelte Rolle verlangt Klarheit. Der Betriebsrat muss wissen, dass er ernst genommen wird. Die Geschäftsführung muss sich darauf verlassen können, dass ihre Ziele umgesetzt werden. Aus meiner Erfahrung gelingt das am besten mit früher, ehrlicher Information und klaren Absprachen. Wo Mitbestimmungsrechte berührt sind, sollte die rechtliche Seite mit Fachanwälten abgestimmt werden.
Was Sie vor dem Start klären sollten
Damit ein Interim Personalleiter schnell wirken kann, sollten vor Beginn einige Punkte feststehen:
- Was ist das Ziel des Mandats, und woran wird es gemessen?
- Welche Entscheidungen darf der Interim Personalleiter allein treffen?
- An wen berichtet er, und wie oft?
- Wie viele Tage pro Woche ist er im Einsatz, und wie viel davon vor Ort?
- Wie wird das Mandat im Unternehmen angekündigt?
Diese Punkte kläre ich mit Ihnen vor Mandatsbeginn. Wie das im Einzelnen abläuft, steht unter Ablauf. Was ein Einsatz im Markt kostet, finden Sie unter Kosten.
Was einen guten Interim Personalleiter ausmacht
Fachwissen ist die Grundlage, reicht aber nicht. Ein Interim Personalleiter muss sich schnell in fremde Strukturen einfinden, Vertrauen aufbauen und trotzdem unbequeme Entscheidungen treffen. Er braucht Erfahrung mit Führung und mit Krisen, weil er selten in ruhigen Zeiten geholt wird.
Hilfreich ist auch ein Blick über die Personalabteilung hinaus. Personalentscheidungen wirken auf Umsatz, Kosten und Kunden. Wer selbst ein Unternehmen geführt hat, denkt diese Folgen mit. Mehr zu meinem Hintergrund lesen Sie unter Über Patrick Perschbach.
Personalleitung auf Zeit besetzen
Wenn Ihre Personalleitung fehlt oder neu aufgestellt werden muss, sprechen Sie mit mir. Auf der Seite Interim HR-Management beschreibe ich, wie ich diese Rolle übernehme. Das Erstgespräch dauert 45 Minuten und ist kostenfrei. Wir sprechen per Telefon, per Video oder vor Ort in Mechernich, ganz wie es Ihnen passt.
Häufige Fragen
Ist ein Interim Personalleiter auch für die Lohnabrechnung zuständig?
Er verantwortet, dass die Abrechnung korrekt läuft, und arbeitet dafür mit der internen Abrechnung oder dem Dienstleister zusammen. Die Abrechnung selbst erledigt er in der Regel nicht.
Kann ein Interim Personalleiter Kündigungen aussprechen?
Das hängt von den Befugnissen ab, die ihm das Unternehmen erteilt. Arbeitsrechtliche Fragen dazu sollten immer mit einem Fachanwalt geklärt werden.
Wie lange bleibt ein Interim Personalleiter?
So lange, wie die Aufgabe es erfordert. Laut DDIM Interim Management Report 2025 dauern 63 Prozent aller Interim-Mandate zwischen 3 und 12 Monaten.
Sucht der Interim Personalleiter auch seinen Nachfolger?
Das ist ein häufiger Teil des Auftrags. Er kann die Suche steuern und die neue Führungskraft einarbeiten. Mehr dazu unter Recruiting und Personalstrategie.